Все о депозитных ячейках (индивидуальных сейфах)


      Эпиграф: Чтобы не потерять свое богатство надо пользоваться правилом четырех «Б» - Бережливость Бережет Бережливо Береженное.
     Сдача в аренду депозитных ячеек является одной из наиболее востребованных банковских услуг.
Во-первых, в отличии от других средств безопасного хранения, они быстро окупаются. Во-вторых, VIP-услуга привлекает в банковское учреждение VIP-клиентов. В-третьих, трудно рассчитывать на статус респектабельного банка, не предоставляя важнейшую банковскую услугу.
    В настоящее время  существующая нормативная база не регламентирует конструкцию депозитных ячеек.  Поэтому, сотрудники банков, отвечающие за их приобретение  и эксплуатацию, сталкиваются со сложной проблемой выбора необходимых моделей. Совершенно очевидно, что ошибка на этой стадии может привести к убыткам для банка. 
    Существенной помощью в выборе депозитных ячеек может служить опыт, накопленный  производителями за годы работы. Предприятие «Банкспкцзахист» является победителем  конкурса «Кращі комплексні рішення щодо технічної захищеності та засобів безпечного зберігання цінностей у банках» по версии журнала «Банкиръ» в 2011 году. В статье мы постарались уйти от саморекламы, а поделиться знаниями, описывая в общем виде взаимосвязь работы депозитария в целом с конструкцией депозитных ячеек. 

        Определение депозитной ячейки как средства безопасного хранения
      Википедия дает следующее определение депозитной ячейки: «депозитарная ячейка (банковская ячейка, индивидуальный банковских сейф, абонентский сейф) – сейф в банке, сдаваемый клиентам внаем с целью хранения ценностей: денег, ценных  бумаг, вещей и документов». Мы считаем  это определение правильным, но не совсем полным. Размещая свои ценности в арендуемом сейфе, клиент заинтересован не только в их безопасном хранении, но и в конфиденциальности. Т.е. ни банк, ни третьи  лица, кроме случаев оговоренных в законе, не должны иметь возможность без ведома пользователя ознакомиться с содержимым ячейки. Поэтому, приведенное выше определение, с нашей точки зрения, необходимо дополнить словами: «конструкция ячейки должна исключить несанкционированную арендатором возможность ознакомления с ее содержимым». Это очень тонкий момент, от понимания которого зависит выбор конкретных моделей ячеек, их интеграция в систему контроля доступа, учет посещений и т.д. Недооценка этой составляющей в работе депозитария может нанести существенный урон для его успешного функционирования. Так, что все, как всегда, все начинается с определения - «как корабль назовете, так он поплывет».

   Нормативные документы, связанные с депозитными ячейками
  Обычно нормативные нормативные документы подразделяют на две группы – определяющие конструкцию и правила эксплуатации.
К большому сожалению, в настоящее время в Украине отсутствуют  общегосударственные или ведомственные нормативы, определяющие конструкцию и характеристики депозитных ячеек. Каждый производитель выпускает их, исходя из своего опыта и понимания вопроса.
Если предприятие-изготовитель хорошо разбирается в своем деле, оно обязательно должно учитывать в конструкции ячеек:
   - их адаптацию с системой контроля доступа;
   - возможность быстрого и недорогого восстановления работоспособности ячейки в случае утери всех ключей клиента или его неявки после завершения срока аренды;
   - возможность выдачи клиенту на руки всех ключей без увеличения стоимости аварийного вскрытия и замены замков.
  Как видите, снова между конструкцией ячейки и ее успешной эксплуатацией прослеживается четкая взаимосвязь.
   Правила эксплуатации депозитных ячеек частично урегулированы нормативной базы  Национального банка Украины и МВД. Сразу оговоримся, что требование НБУ обязательны для всех банков, а МВД – только для тех, которые они охраняют. К наиболее важным требованиям Национального банка относится необходимость установки депозитных ячеек в сертифицированных на соответствие ДСТУ EN 1143-1:2014 сейфах или хранилищах. При этом выбор конкретного класса сопротивления взлому остается на усмотрение руководителя банковского учреждения, который несет персональную ответственность за безопасность эксплуатации депозитария.  Нормативная база МВД имеет  некоторые отличия в случае сейфового размещения депозитных ячеек.  НБУ рассматривает помещение, в котором располагаются сейфы с ячейками   как предхранилище, которое выполняется по общестроительным нормативам; МВД – как сейфовую комнату, со всеми вытекающими из этого требованиям по ее укреплению. 

   Выбор средств безопасного хранения для размещения депозитных ячеек
  Как уже говорилось выше в Украине нет нормативной базы по конструкции депозитных ячеек. Соответственно, не механизма проведения их испытаний и сертификации. Более  того, депозитные ячейки не имеют серьезных защитных характеристик - это способ разграничения доступа  к содержимому между пользователями. Ячейки не могут противостоять взлому с применением специальных инструментов. Именно поэтому Национальный банк Украины указал на необходимость размещения депозитных ячеек в сейфах или хранилищах,  сертифицированных на соответствие ДСТУ EN 1143-1:2014.  Далее проанализируем оба варианта с точки зрения экономической выгоды, безопасности и конструктивных особенностей.

   Размещение ячеек в хранилище
   Ячейки изготавливаются сваренными между собой по несколько штук (обычно от 2 до 25) в т.н. депозитные стойки (шкафы). В хранилище выставляются в ряд с компенсацией неровностей пола. Целесообразно, если конструкция стоек предусматривает возможность их механического крепления между собой. Данное требование не является обязательным, но позволяет красивее выставить ячейки и несколько повышает безопасность эксплуатации за счет увеличения массы изделия. Положительным моментом в размещении ячеек в хранилище является,  безусловно, возможность рационального использования полезного объема помещения – в хранилище можно разместить больше ячеек чем в сейфах. Недостатком являются высокие затраты по постройке хранилища. Кроме того, любая стройка, практически, невозможна в действующем банковском учреждении, имеет много «головных болей» по проектированию, расчету допустимых нагрузок на грунты, строительные конструкции и т.д. 

   Размещение ячеек в сейфе
   Очень удобный вариант для депозитариев до 300-400 ячеек. Сейфы изготавливаются в заводских условиях. Их занос и крепление на объекте абсолютно не мешают работе банка. С точки зрения реальной безопасности размещение ячеек в сейфах более предпочтительно. Сейфы и хранилища  классифицируются и испытываются по одному стандарту ДСТУ EN 1143-1:2014 и  в рамках одного класса имеют близкие защитные характеристики (у сейфов даже выше, т.к. они проходят на два испытания больше, чем хранилища). Однако, в критической ситуации, при несанкционированном доступе в хранилище вскрытию могут подвергнуться сразу все «беззащитные» ячейки. В случае  применения сейфов – только часть. Кроме того, ячейки в сейф могут быть вварены, что также положительно влияет на безопасность  их эксплуатации.  Размещение ячеек в сейфах обычно существенно дешевле, чем в хранилище. И последний аргумент в пользу использования депозитных ячеек в сейфах – если по какой-то причине работа  депозитария не пошла  (или отделение закрывается) сейф с ячейками всегда можно перевезти в другой филиал. С хранилищем такое не возможно. 

   Размеры депозитных ячеек и переносные боксы
   Выбор сочетания размеров ячеек в одном депозитарии является одним из важнейших этапов в подготовке к практической работе. Ширина и глубина депозитных ячеек  обычно составляет  350х450мм, исходя из возможности размещения документов формата А4. Определение потребности в ячейках разной высоты – вопрос более сложный, требующий изучения потенциальной клиентской базы. Еще несколько лет назад мы рекомендовали следующее примерное сочетание размеров: 
   -  ячейки высотой 50-80 мм – 60%; 
   - ячейки высотой 90-150 мм – 20%;
   - ячейки высотой 180-250мм – 15%;
   - ячейки высотой свыше 300 мм – 5%.
     В настоящее время статистика показывает, что спрос сместился в сторону ячеек больших размеров. Более востребованным может быть следующий вариант:
   -  ячейки высотой 50-80 мм – 5%; 
   - ячейки высотой 90-150 мм – 20%;
   - ячейки высотой 180-250мм – 40%;
   - ячейки высотой свыше 300 мм – 35%.
   Настоятельная рекомендация все ячейки высотой до 400мм комплектовать переносными боксами. Исходя из требований НБУ в каждом депозитарии должна быть оборудована специальная комната (или  отделена часть хранилища), в которой клиент может работать с содержимым ячеек без постороннего контроля. В самом же депозитарии могут быть  установлено видеонаблюдение или присутствовать сотрудники банка. Поэтому, логически вытекает необходимость использования боксов для переноски ценностей от ячейки до изолированного помещения. Кроме того, необходимо учитывать, что депозитная ячейка не герметична и мелкие предметы, теоретически, могут попасть в конструктивные зазоры. Боксы могут быть приобретены у производителя ячеек или куплены самостоятельно. В большинстве случаев они выпускаются стальными. Предприятие «Банкспецзахист», кроме стальных боксов, выпускает картонные ( не менее надежные, но более легкие).

     Замки для депозитных ячеек и их влияние на эксплуатацию депозитария
     Выбор замков является наиболее важным в принятии решения о применении конкретных моделей депозитных ячеек. На этом этапе фактически определяется система контроля доступа, способ и стоимость аварийного вскрытия ячеек в случае утери клиентских ключей, эксплуатационные издержки в работе депозитария, залоговые суммы.
  Наибольшее распространение в Украине получили ключевые варианты замков. Независимо от количества ключевых скважин – одной или двух – открытие замка производится последовательным поворотом ключей клиента и администратора (если ключевая скважина одна, то они используют ее по очереди). Значительно меньшее распространение имеют модели с разблокировкой замка с компьютера администратора и открытием-закрытием ключом клиента. Это связано с более высокой стоимостью ячеек, как таковых, и необходимости приобретать программное обеспечение.
До сих пор все описание шло в общих чертах. Учитывая важность вопроса выбора замков,  перейдем к конкретике. Существуют две схемы обращения с ключами клиента. В первом случае,  клиенту выдается на руки один ключ, во втором – два (у банка не остается дубликата). Наибольшей проблемой в процессе эксплуатации является утеря клиентом ключей или его неявка после завершения срока аренды. С этой точки зрения первый вариант предпочтительней, т.к. не требуется аварийное вскрытие ячейки. Она открывается вторым ключом и выполняется замена замка сервисной службой производителя. Однако, этот вариант крайне не удобен для клиента. Во-первых,  если он доверяет кому-то пользоваться своей ячейкой, то ему надо постоянно обмениваться ключом со вторым арендатором. Во-вторых, у клиента нет уверенности  в том, что сотрудники банка, без его ведома, не ознакомятся с содержимым ячейки с целью передачи информации третьим лицам. Не принятие к сведению этих  нюансов,  может существенно снизить количество потенциальных клиентов. Т.е вариант, когда арендатору выдаются на руки оба ключа,  является для него более предпочтительным. А как же быть с аварийным вскрытием в случае отсутствия  клиентских ключей? Вот здесь свое веское слово должны «сказать» замки. Большинство отечественных производителей используют двухключевые замки фирм „STUV” (Германия) или  “MAUER” (Германия). Независимо от количества ключевых скважин -  одна или две, механизм их запирания находится за дверью ячейки. Поэтому, в случае аварийного вскрытия, требуется либо открытие отмычками (что очень дорого), либо высверливание через дверь части замка, которая  блокирует передвижение сувальд. Естественно, после такой операции требуется замена не только замка, но и двери. И еще не факт, что новая дверь станет в проем ячейки и оттенок декоративного покрытия точно совпадет. Вновь сошлемся на опыт предприятия «Банкспецзахист». Кроме общеупотребимых замков,  это  предприятие, по согласованию с Заказчиком, комплектует ячейки замками производства „ABLOY” (Финляндия) и  „MLS” (аналог „SERGENT and GREENLIF” (США). Эти замки имеют конструкцию, которая позволяет производить аварийное вскрытие клиентской части механизма без повреждения двери ячейки. Часть замка, открываемая ключом администратора,  при этом вообще не затрагивается. Замок „MLS” имеет еще одну очень полезную опцию – перекодировку на новые ключи клиента. В этом случае при потере одного ключа нет необходимости в замене замка – достаточно приобрести новый комплект ключей.

   Дизайн и декоративная отделка депозитных ячеек 
   Депозитарий,  по своей сути,  является VIP объектом. Им пользуются люди, которым есть, что хранить. Совершенно очевидно, что он должен выглядеть достойно. Из этого следует необходимость ознакомиться с внешним видом приобретаемых изделий. Как говорится, на вкус и цвет – товарищей нет. Но, все равно, надо составить свое субъективное мнение. Очень некрасиво смотрится, когда блоки ячеек имеют несоответствия по габаритным размерам, когда дверцы стоят с перекосом или по-разному установлены замки. В качестве отделочных материалов большинство производителей применяют жидкое лакокрасочное или полимерное  порошковое покрытие. Во втором случае,  изделие приобретает несколько более высокие износостойкие свойства, Однако, наша точка зрения, что вариант использования эмалей более функциональный. Современные методы нанесения  позволяют придать ей достаточную твердость, а, в случае необходимости выполнения ремонта на месте,  порошковое покрытие не восстановимо. Также стоит отметить, что иногда встречается использование в качестве отделочного материала,  нержавеющей стали. Однако, данное техническое решение, применяется крайне из-за высокой стоимости.
 

    Стоимость депозитных ячеек 
    К сожалению, очень часто вопрос стоимости депозитных ячеек, является определяющим в выборе конкретной модели. Боясь вызвать гнев руководства, исполнители стараются приобрести что-то подешевле, без учета потребительских свойств, эксплуатационных расходов, возможностей сервиса, внешнего вида и т.д. Вопрос цены, безусловно,  очень важен. Однако, всегда хочется спросить покупателя, который еще, не начав ознакомления с товаром, спрашивает цену и просит предложить самую дешевую комплектацию: «На каком автомобиле Вы ездите? Почему это не старый «Запорожец», он же дешевле?» Ах –некрасиво! Ах – неудобно! Ах- небезопасно! Ах - не соответствует статусу! Ах - ломается!!!». Так почему аналогичные  аргументы при приобретении депозитария отходят на второй план? 
Цена депозитной ячейки зависит от двух главных составляющих – ее размера и используемых замков. Чем больше размер – тем ячейки дороже. О специфике выбора замков, их влиянии на работоспособность и на  издержки эксплуатации депозитария в целом  говорилось  выше. Поэтому, лучше   вначале  определить  четкое техническое задание, а потом перейти  к сравнительному анализу цен  между различными производителями. В противном случае, риск потратить деньги в пустую,  становится очень высоким.

   Коллектив предприятия «Банкспецзахист» выражает искреннюю надежду, что материалы, изложенные в этой статье, будут способствовать принятию взвешенных решений Покупателем и позволят выбрать тот конструктив депозитных ячеек, который наиболее полно соответствует их требованиям по эффективной эксплуатации депозитария.

 

В раздел статьи...